Hogyan írjunk extra hosszú e-maileket számítógépen, csak hanggal

Kezdőlap » Windows » Hogyan írjunk extra hosszú e-maileket a számítógépünkön, csak beszéddel

Ha azzal töltöd a napodat, hogy e-mailekre válaszolsz, valószínűleg már többször is eszedbe jutott, hogy sokkal lassabban írunk, mint beszélünk . A vicces az egészben az, hogy fejben egy összetett gondolatot másodpercek alatt el tudunk magyarázni hangosan, de aztán perceket töltünk azzal, hogy ugyanazt az üzenetet begépeljük, hogy „szép” legyen.

A jó hír az, hogy többé nem kell szenvedned: extra hosszú e-maileket írhatsz a számítógépeden egyszerűen hanggal , kihasználva a Microsoft 365 diktálási funkcióit, a natív Windows és macOS funkciókat, vagy akár speciális bővítményeket is, amelyek a hangüzeneteidet kifinomult, professzionális e-mailekké alakítják. Az alábbiakban részletes magyarázatot találsz arról, hogyan működnek ezek az eszközök, hogyan konfigurálhatod őket, sőt, hogyan diktálhatsz írásjeleket vagy speciális szimbólumokat különböző nyelveken.

Miért érdemes diktálni az e-maileket a gépelés helyett?

Az első dolog, amit meg kell értenünk, hogy körülbelül nyolcszor gyorsabban tudunk olvasni, mint gépelni . Ez azt jelenti, hogy minden alkalommal, amikor leülünk egy hosszú e-mail megírásához a billentyűzet segítségével, a tényleges gondolkodási és kommunikációs sebességünk töredékével dolgozunk.

Becslések szerint egy átlagos munkavállaló munkaidejének körülbelül 28%-át tölti e-mailek kezelésével . Ha ennek az időnek jelentős részét gépeléssel, ellenőrzéssel és átírással töltjük, akkor jelentős mennyiségű időt pazarolunk el, amelyet nagyobb értékű feladatokra lehetne fordítani.

Ezzel szemben, amikor diktálsz egy üzenetet, gyakorlatilag olyan gyorsan beszélsz, amilyen gyorsan el tudsz olvasni . Ez lehetővé teszi, hogy mindössze néhány perc alatt elküldj egy e-mailt, ami kézzel írva lényegesen tovább tartana. Ráadásul olyasmit is rögzítesz, amit billentyűzettel nagyon nehéz közvetíteni: a hangnemet – a melegség, a sürgetés vagy az érzelmi árnyalatok keverékét, amely gyakran elveszik a sima szövegben.

Egy másik fontos részlet, hogy a modern hangfelismerő rendszereknek köszönhetően már nem kell bonyolult programokat telepíteni vagy drága licencekért fizetni . A Microsoft integrálja a diktálást az Outlookba és az Office többi részébe, a Windows beszédfelismerést is tartalmaz, a macOS rendszerszintű diktálást kínál, és mintha ez nem lenne elég, megjelentek olyan speciális e-mail eszközök, mint a VoicyMail, amelyek a végleges, formázott, küldésre kész szöveget biztosítják.

Hogyan használhatom a diktálást az Outlookban és a Microsoft 365-ben e-mailek hangalapú írásához

A Microsoft 365 ökoszisztémán belül az Outlook tartalmaz egy Diktálás funkciót, amely valós időben alakítja át a hangját szöveggé . Kompatibilis a klasszikus asztali verzióval, az új Outlookkal és a Mac Outlookkal, feltéve, hogy rendelkezik működő mikrofonnal és stabil internetkapcsolattal.

E-mailek diktálása az Outlook klasszikus verziójában (Windows)

A klasszikus asztali Outlookban hangparancsokkal e-maileket írni nagyon egyszerű. A lényeg, hogy bejelentkezzen Microsoft 365-fiókjával , és ellenőrizze, hogy a számítógépén van-e működő mikrofon.

1. Új e-mail létrehozása vagy egy meglévő megválaszolásaNyissa meg az Outlookot, és kattintson az „Új e-mail” vagy a „Válasz” gombra annál az üzenetnél, amelyre válaszolni szeretne.
2. Kattintson az üzenet törzséreVagyis azon a területen, ahová az e-mail szövege kerülne.
3. Lépjen az „Üzenet” fülre, és kattintson a „Diktálás” gombra.A menüszalagon egy külön diktálási gombot fog látni.
4. Várjon, amíg a gomb jelzi, hogy figyelÁltalában állapotot vált, vagy vizuális jelzést jelenít meg.
5. Elkezd normálisan beszélni.A szöveg beszéd közben megjelenik a képernyőn.

A lényeg az, hogy a szavak mellett hangparancsokkal is beszúrhat írásjeleket és szimbólumokat : „vessző”, „pont”, „kérdőjel”, „százalékjel”, „kukacjel” stb. Az Outlook értelmezi ezeket a parancsokat, és a megfelelő helyre helyezi őket.

Diktálás az Outlook Mac verziójában

Macen az ötlet gyakorlatilag ugyanaz; csak a gomb helye változik kissé. A lényeg, hogy bejelentkezve legyen a Microsoft 365-be, és aktív mikrofonnal (belső vagy külső) rendelkezzen a Mac gépén.

1. Nyisson meg egy új e-mailt, vagy válaszoljon egy meglévőre az Outlook Mac verziójából.
2. Az eszköztáron, Keresd meg a „Diktálás” gombot, és kattints rá..
3. Amikor a diktálás elkészült, kezdj el természetesen beszélni és látni fogod, hogyan íródik meg az e-mail.

Az írásjelek viselkedése hasonló: kimondhatja a jelek és speciális karakterek (három pont, kettőspont, zárójel stb.) parancsait, és azok a megfelelő helyre kerülnek beszúrásra.

E-mailek diktálása az új Outlookban

Ha az Outlook legújabb verzióját (az egységes „új Outlookot”) használja, a diktálás szinte ugyanúgy működik, némi felhasználói felületbeli fejlesztéssel, de a koncepció ugyanaz marad: kijelöli az üzenet törzsét, aktiválja a Diktálást, és beszél.

1. Új üzenet létrehozása vagy egy meglévőre válaszolás.
2. Kattintson az e-mail törzsére jelezve, hogy hová írják a szöveget.
3. Lépjen az „Üzenet” fülre, és nyomja meg a „Diktálás” gombot..
4. Amikor az Outlook jelzi, hogy figyel, Kezdje el diktálni az e-mailjét teljes normalitással, beleértve a tulajdonneveket, számokat és írásjelekre vonatkozó parancsokat.

Érdekes módon a Microsoft diktálási szolgáltatása nem tárolja véglegesen a hanganyagot vagy az átírt szöveget . A hangját csak a szövegkimenet létrehozása céljából küldi el a Microsoft szervereire, de más célra nem menti, ami számos adatvédelmi aggályt enyhít a vállalati környezetekben.

Hangparancsok írásjelekhez, szimbólumokhoz és formázáshoz különböző nyelveken

Az igazi termelékenységi ugrás akkor jön el, amikor elkezded elsajátítani a hangparancsokat az írásjelek, szimbólumok, sortörések vagy új bekezdések létrehozásához . Ahelyett, hogy visszatérnél a billentyűzethez vessző vagy három pont begépeléséhez, hangosan kimondod, és az eszköz begépeli helyetted.

A Microsoft egy igen kiterjedt parancslistát tart fenn több tucat nyelvhez és regionális változathoz : spanyol, angol, francia, német, olasz, portugál, kínai, japán, arab, orosz, héber, hindi, koreai, svéd, dán, holland, finn, lengyel, román, cseh, magyar, görög, horvát, bolgár, szlovén, észt, litván és még sok máshoz, számos indiai nyelv (gudzsaráti, maráthi, tamil, telugu stb.) mellett.

Példa parancsokra spanyolul

Amikor spanyolul diktálsz, a hangod számos parancsot felismer. Például, ha kimondod a „pont”, „vessző”, „kérdőjel”, „felkiáltójel” vagy „nyitó kérdőjel” szavakat, a megfelelő karakterek (¿ ? ¡ ! stb.) beszúródnak.

Használhatsz olyan parancsokat is, mint az „új sor”, „sortörés” vagy „új bekezdés”, hogy a következő sorban kezdj, vagy új szövegblokkot nyisson, ami nagyon hasznos hosszú e-mailek strukturálásához anélkül, hogy a billentyűzetet kellene használnod.

A spanyol diktálási rendszer lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy kettőspontot, pontosvesszőt, idézőjelet, zárójelet, szögletes zárójelet, kötőjelet, három pontot vagy aposztrófot illesszen be egyszerűen az írásjel nevének kimondásával. Ugyanez vonatkozik az olyan szimbólumokra is, mint a kukac (@), csillag (*), pipa (*), aláhúzásjel (*), és-jel (&) vagy fokjel (*).

Matematikai szinten diktálhatsz „százalékjelet”, „hashtaget”, „pluszjelet”, „mínuszjelet”, „szorzójelet”, „osztásjelet”, „egyenlőségjelet”, „plusz-mínuszjelet”, „kisebb mint jelet” vagy „nagyobb mint jelet” . A leggyakoribb pénznemek – dollár, angol font, euró és jen – parancsait is felismeri.

Írásjelek parancsai más nyelveken

Ha nemzetközi környezetben dolgozik, vagy más nyelveken diktál e-maileket, a rendszer az egyes nyelvekhez igazított parancsokat kínál . Például angolul mondhatja a következőket: „pont”, „vessző”, „kérdőjel”, „felkiáltójel”, „kettőspont”, „pontosvessző”, „kezdő idézet”, „záró idézet”, „záró záró zárójel”, „hashtag”, „pluszjel” vagy „kisebb jel”, és sok mást.

Hasonló dolgok történnek franciául, németül, olaszul, portugálul és hollandul: minden írásjelhez, matematikai szimbólumhoz, pénznemhez vagy alapvető emojihoz (mosolygós arcok, szívek stb.) van kulcsszó. Minden nyelvnek megvan a saját elfogadott kifejezéseinek listája, így a rendszer mind a formai variációkat, mind a köznyelvi kifejezéseket megérti.

Az eltérő ábécét használó nyelvek (arab, orosz, görög, héber, japán, kínai, koreai stb.) esetében a diktálási funkció speciális parancsokat is tartalmaz a kötőjelekhez, idézőjelekhez, zárójelekhez, felkiáltójelekhez és kérdőjelekhez, valamint a százalék- és pénznemjelekhez . Ez lehetővé teszi, hogy hivatalos, technikai vagy pénzügyi e-maileket írjon anyanyelvén a pontosság feláldozása nélkül.

Ezenkívül egyes nyelvek hangutasításokat is tartalmaznak egyszerű emojik beszúrásához , például a „mosolygó arc”, a „szomorú arc” vagy a „szív emoji” beszúrásához, amelyek hasznosak lehetnek kevésbé formális e-mailekben vagy a kollégákkal folytatott gyors kommunikációban.

Támogatott nyelvek és előnézeti verziók

Alapértelmezés szerint a diktálás általában angolra (Egyesült Államok) van beállítva , de a Microsoft fenntart egy listát a teljes mértékben támogatott nyelvekről és másokról, amelyek előnézeti módban érhetők el . Az előnézetben lévők kissé kevésbé pontosak lehetnek, vagy korlátozottabb írásjel-funkciókkal rendelkezhetnek, de a mindennapi e-mailekhez továbbra is tökéletesen használhatók.

A cég fokozatosan ad hozzá új nyelveket és dialektusokat , így még ha egy kevésbé elterjedt nyelvet is beszélsz, érdemes rendszeresen ellenőrizni a diktálási nyelvek listáját, mert a támogatás valószínűleg idővel megjelenik.

Diktálás és adatvédelem konfigurálása az Outlookban

A Diktálás gomb mellett az Outlook egy külön beállítások menüt is kínál, amely a fogaskerék ikonon keresztül érhető el . Innen különböző paramétereket módosíthat, hogy a felhasználói élményt a munkafolyamatához igazítsa.

Ezen a panelen az egyik kulcsfontosságú pont a beszélt nyelv : a legördülő listából kiválaszthatja a diktálás nyelvét, szükség esetén módosíthatja, és megtekintheti, hogy mely automatikus írásjelek vannak engedélyezve az adott nyelvhez.

Fontos ellenőrizni a mikrofonbeállításokat is . Magukból a diktálási beállításokból láthatja, hogy melyik beviteli eszközt használja (laptop belső mikrofonja, USB fejhallgató, asztali mikrofon stb.), és szükség esetén módosíthatja azt az átírás minőségének javítása érdekében.

Egy másik érdekes beállítás az automatikus írásjelek . Ha a nyelved támogatja, engedélyezheted vagy letilthatod ezt az opciót, így a rendszer intelligensebben tud pontokat és vesszőket beszúrni a beszéd közbeni szünetek alapján. Ez nagyon kényelmes lehet gyors e-mailekben, bár manuálisan is kijavíthatsz bármit, amivel nem vagy elégedett.

Végül pedig van egy sértő nyelvezetű szűrő , amely lehetővé teszi a potenciálisan érzékeny szavak csillaggal való elrejtését. Ez akkor hasznos, ha hangosan diktálsz megosztott környezetben, vagy ha egyszerűen csak szeretnéd biztosítani, hogy ne jelenjenek meg problémás kifejezések az e-mailben.

Az adatvédelemmel kapcsolatban a Microsoft elmagyarázza, hogy nem tárolja véglegesen a hangadatokat vagy a hangból generált szöveget . A folyamat során a hangot felhőszolgáltatásokba küldik, ahol szöveggé alakítják, majd visszaküldik a dokumentumba vagy e-mailbe anélkül, hogy későbbi felhasználásra mentenék. További információkért a dokumentációjukban a „kapcsolt élmények az Office-ban” című részt tárgyalják, ahol részletesen ismertetik az ilyen típusú folyamatokat.

E-mail-diktálás engedélyezése Mac gépen: macOS-diktálás használata

Ha nem szeretnéd az Outlook beépített diktálását használni, vagy ha más levelezőprogramokat, például a Gmailt vagy az Apple Mailt használsz, használhatod a macOS natív diktálását ( oktatóanyagok a Mac géped maximális kihasználásához ), amely gyakorlatilag a rendszer bármely szövegmezőjében működik.

1. lépés: Diktálás engedélyezése macOS rendszerben

A hang szöveggé konvertálásához Mac gépen az első lépés a Diktálás funkció engedélyezése a Rendszerbeállításokban . A folyamat nagyjából a következő:

1. Kattintson az Apple ikonra (bal felső sarokban), és lépjen be a „Rendszerbeállítások” menüpontba.
2. Válaszd ki a „Billentyűzet” opciót a beállítások menüben.
3. Diktálás aktiválása A megfelelő lapon válassza ki a továbbfejlesztett diktálás használatára vonatkozó lehetőséget, ha elérhető.

A továbbfejlesztett diktálás lehetővé teszi, hogy bizonyos hangfelismerési funkciók offline állapotban is működjenek , és néha javítja a válaszidőt nagyon hosszú e-mailek írásakor vagy hosszú ideig tartó folyamatos diktáláskor.

2. lépés: Diktáld az e-mailt a Gmailben, az Outlookban vagy az Apple Mailben

Miután engedélyezte a rendszerdiktálást, bármelyik levelezőalkalmazásban használhatja: a böngészőben futó Gmailben, a Mac Outlookban vagy az Apple Mailben . A macOS általában alapértelmezés szerint egy olyan parancsikont konfigurál, amely a funkcióbillentyű (Fn) dupla megnyomását jelenti a diktálás elindításához.

Amikor megnyomod ezt a billentyűparancsot, minden, amit kimondasz, begépelésre kerül a képernyőn , beleértve az írásjelekre vonatkozó parancsokat („vessző”, „pont”, „új bekezdés” stb.), így nagyon hosszú e-maileket írhatsz anélkül, hogy alig érintenéd a billentyűzetet.

Aktiválja a Windows beszédfelismerést e-mailek diktálásához

Windows esetén az operációs rendszer saját beszédfelismerő funkcióját is használhatod e-mailek diktálására bármely platformon , legyen szó akár a Gmailről böngészőben, akár az Outlookról asztali gépen (lásd a Windows és az akadálymentesítési útmutatóinkat ).

1. lépés: A beszédfelismerés konfigurálása Windows rendszerben

Az első lépés a beszédfelismerő rendszer engedélyezése és könnyű betanítása. Általánosságban a munkafolyamat a következő:

• Nyissa meg a Vezérlőpultot Windows-t.
• Adja meg a szakaszt „Könnyű hozzáférés”.
• Kattintson a „Hangfelismerés”.
• Válassza az opciót „Hangfelismerés indítása”.
• A beállítóvarázslóban koppintson a "Next" és válassza ki a használni kívánt mikrofon típusát (fejhallgató, asztali mikrofon stb.).
• Csináld a a rendszer által javasolt hangtesztek a hangerő és a tisztaság kalibrálásához.
• Válassza ki, ha szeretné a manuális vagy hangaktiválás (mondjon ki egy parancsot az aktiválásához).
• Döntse el, hogy a hangfelismerés aktív-e Automatikusan elindul, amikor bekapcsolja a számítógépet. Vagy majd te magad indítod el, amikor szükséged van rá.

A használt Windows verziótól függően apró eltérések lehetnek a képernyőkben és a beállításokban, ezért ha valami nem egyezik pontosan, tekintse meg a Microsoft „Gyors üzembe helyezési útmutatóját” az adott Windows-kiadáshoz.

2. lépés: Diktáljon e-maileket bármelyik kliensben

Miután engedélyezte a hangfelismerést, diktálhat szöveget a Gmail, az Outlook vagy bármely más, a számítógépén használt levelezőprogram írási mezőibe . Általában nincs egyetlen parancsikon az összes alkalmazásban történő aktiválására, ezért a legegyszerűbb módja, ha írás közben nyitva hagyja a hangfelismerő eszközt.

A macOS-hez hasonlóan a hangod közvetlenül az üzenet törzsébe kerül átírásra, megőrizve az összes használt írásjelet és sortörést . Ez egy nagyon hatékony módja annak, hogy nagy e-maileket, jelentéseket vagy projektfrissítéseket írj anélkül, hogy mindent kézzel kellene begépelned.

Gyakori problémák megoldása e-mailek diktálásakor

Mint minden, ami mikrofonra és internetkapcsolatra támaszkodik, a diktálás is néha hibákba ütközhet, amelyeket érdemes tudni azonosítani . A Microsoft számos gyakori üzenetet és helyzetet részletez, valamint javasolt megoldásokat is kínál.

Mikrofon foglalt vagy nem elérhető hibák

Ha az Outlook olyan üzenetet jelenít meg, mint például az „Egy másik alkalmazás használja a mikrofont” , az általában azért van, mert egy másik videohívási, hangrögzítő vagy diktálási eszköz fut, amely blokkolja a hangeszközt.

Ebben az esetben egyszerűen zárja be vagy szüneteltesse a mikrofont használó programokat (Zoom, Teams, hangrögzítő, párhuzamosan futó másik diktálási program stb.), és próbálja meg újra aktiválni a Diktálást az Outlookban.

Előfordulhat, hogy olyan üzeneteket lát, mint a „Mikrofonprobléma”, a „Mikrofon nem észlelhető” vagy a „Mikrofon nem érhető el ”. Ilyen esetekben a következőket kell ellenőriznie:

• El A mikrofon megfelelően van csatlakoztatva. vagy ha belső, akkor a rendszer felismeri.
• Windows vagy macOS engedélyezze az alkalmazásoknak a mikrofonhoz való hozzáférést Hivatal.
• A mikrofon nincs jelen. hardveresen elnémítva (fizikai kapcsoló, gomb a fejhallgatón stb.).

Amikor a diktálás nem ír semmit, vagy sok hibát vét

Ha beszéd közben nem jelenik meg szöveg a képernyőn, vagy teljesen helytelen szavak jelennek meg, esetleg a mondat egyes részei hiányoznak , akkor több dolgot is ellenőrizni kell:

• Győződjön meg róla, hogy van gyors és stabil internetkapcsolatmivel a felismerés nagy része a felhőben történik.
• Minimalizálja a háttérzajt amennyire csak lehetségesnyitott ablakok, közeli beszélgetések, zajos ventilátorok stb.
• megpróbál jobban artikulálni, és egy kicsit lassabban, megfontoltabban beszélnifőleg az elején, amíg a rendszer "megszokja" a hangodat.
• Ellenőrizze, ha A mikrofonhoz illesztőprogram-frissítés szükséges vagy ha egy nagyon régi készüléket használsz, ami nem veszi fel jól a hangot.

Ha laptop beépített mikrofonját használod, és a pontosság nem megfelelő, általában érdemes kipróbálni egy mikrofonnal ellátott headsetet vagy egy külső USB mikrofont . A minőségbeli különbség nagyon észrevehető, ha minden nap hosszú e-maileket diktálsz.

E-mailek diktálása speciális eszközökkel: a VoicyMail esete

A Microsoft natív funkcióin és operációs rendszerein túl megjelentek kifejezetten a mindennapi e-mail-használatra összpontosító eszközök. Ezek egyike a VoicyMail, egy Chrome-bővítmény, amelynek célja, hogy a szóbeli üzeneteket jól megírt e-mailekké alakítsa.

A koncepció nagyon egyszerű: rögzítsünk egy rövid, laza hangjegyzetet („Szia David, tegyük át a megbeszélést holnapra 4-re, van egy ütközésem”), és a bővítmény automatikusan generál egy teljes e-mailt tárggyal, nyitó üdvözlettel, összefüggő szöveggel és professzionális lezárással.

Az eredmény az, hogy természetes hangnemben beszélhetsz anélkül, hogy a pontos megfogalmazás miatt aggódnod kellene, az eszköz pedig gondoskodik arról, hogy kifinomult, küldésre kész üzenetté alakítsa azt . Ez különösen hasznos azoknál a frissítő, bevezető vagy nyomon követő e-maileknél, amelyeket újra és újra megírsz.

A VoicyMail egy másik érdekes tulajdonsága, hogy rendelkezik egy adatvédelmi opcióval, amely felismeri és elrejti az érzékeny információkat , például e-maileket, telefonszámokat és egyéb személyes adatokat, amelyeket nem szeretne szó szerint megjeleníteni az üzenet törzsében.

Jelenlegi fázisában a bővítmény ingyenesen elérhető a visszajelzések gyűjtésére és a termék fejlesztésére , ami jó lehetőség lehet, ha naponta sok e-mailt írsz, és szeretnél ingyenesen kipróbálni egy másik munkafolyamatot.

További tipp: hosszú e-mailek helyett hangjegyzeteket küldjön

A hagyományos diktálás mellett bizonyos csapatokban egyre terjedőben van egy szokás: egy nagyon hosszú, négy bekezdéses e-mail megírása helyett egyszerűen rögzítenek egy rövid hangjegyzetet, és beillesztik az e-mailbe, vagy elküldik Slacken vagy Teamsen keresztül.

Az ötlet az, hogy sok helyzetben elegendő egy egyperces szóbeli frissítés , és könnyebben feldolgozható, mint egy hatalmas szövegblokk, amelyet a címzett valószínűleg átfut.

Ez a megközelítés különösen jól működik a következők esetében:

• ÁllapotfrissítésekA főnök vagy a csapat meghallgatja a hangfelvételt, és mindent megtud anélkül, hogy el kellene olvasnia egy jelentést.
• Komplex magyarázatokKönnyebb egy bonyolult folyamatot szóban elmagyarázni, mint olyan részletes utasításokat írni, amelyeket senki sem olvas el.
• Csökkentsd a megbeszélések számátSok „gyors megbeszélést” helyettesíthet néhány kicserélt hangjegyzet.
• Hangnem és árnyalatok közvetítéséreA sürgősséget, az iróniát vagy az empátiát a hang meghallgatásával lehet a legjobban érzékelni.

Azok, akik ezt a rendszert alkalmazzák, jellemzően napi 30-45 percnyi időmegtakarításról számolnak be , és hogy az emberek jobban emlékeznek az elhangzottakra, mint amikor csak írott szöveget kapnak. Igaz, hogy kezdetben túl informálisnak tűnhet egyes vállalati kultúrákban , de amint a csapatok megszokják, sokan emberibbnek és hatékonyabbnak találják.

Végső soron a diktálás kombinálása a rendkívül hosszú e-mailek írásához a hangjegyzetekkel és olyan speciális eszközökkel, mint a VoicyMail, lehetővé teszi, hogy sokkal gyorsabban, jobb hangnemben és kevesebb fizikai erőfeszítéssel kommunikáljon a billentyűzeten . Ha jól szervezi meg magát, jelentősen csökkentheti az e-mailek írására fordított időt anélkül, hogy feláldozná az üzenetei érthetőségét vagy professzionalizmusát.